Secrétaire administrative

 Mes fonctions : l’accueil physique comme téléphonique. Je remettais aux administrés les cartes d’identité, permis de conduire, de chasse…, ou tout autre document administratif qu’ils avaient préalablement établi auprès du service Etat civil. Je dirigeais également les administrés dans les services demandés. Je dispatchai les appels entrants aux services concernés.

Guichet: rédaction & saisie de courriers - Constitution et suivi de dossiers (Carte grise, carte d'identité, permis de conduire & de chasse, passeport) Mention en marge des registres - Rectification auprès du Procureur, acte de décès & naissance, dossier de mariage...

Gestion du Service des Affaires Militaires: Paramétrage et saisie du logiciel (nouveau logiciel), recensement des jeunes administrés, saisie & envoi des fichiers pour traitement au Bureau du Service National.

Sous l’égide du chef de service, et en binôme avec une autre secrétaire, j’occupai le poste de secrétaire administrative. Ce service comptait ~ 90 personnes.

L’accueil physique & téléphonique, la gestion des arrêts maladies & accidents, absences pour congés, gestion de salles de réunions, la rédaction, la saisie & la mise en page des courriers, la prise en charge des dossiers administratifs faisaient parti de mes fonctions.

Cependant notre « mission » la plus importante était d’assurer le bon fonctionnement des structures scolaires. Des absences pour congés, maladies ou motifs divers remettaient en cause la bonne organisation que nous devions rapidement restructurer, pour cela nous avions recours au personnel remplaçant. La gestion des plannings était à ce titre essentiel.

La saisie de documents ou de rapports techniques était l’activité prépondérante du poste, mais également:

- L’accueil physique et téléphonique,

-Le dispatching du courrier,

- La gestion du planning des encombrants,

- La tenue du registre des doléances...

J’ai également effectué la saisie des DIA (Demande d’Intention d’Aliéner).

À savoir :

L’autorité qui délivre le permis de construire ou l’autorisation de lotir peut exiger la cession gratuite du terrain nécessaire à l’élargissement, le redressement ou la création de voies publiques, dans la limite de 10% de la surface du terrain. Dans ce cas la superficie ainsi cédée gratuitement est prise en compte pour le calcul du COS ( art. R332.15 du code de l’urbanisme).